Informativa sulla Privacy
1. Premessa
La presente informativa sulla privacy descrive le modalità con cui UTOPYA raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali delle persone fisiche che entrano in rapporto con la società nell'ambito della sua attività di vendita di pezzi di ricambio e accessori per telefonia mobile destinati ai professionisti.
Poiché il sito UTOPYA.FR è riservato esclusivamente ai professionisti, la maggior parte delle informazioni raccolte riguarda la struttura giuridica che intende effettuare un ordine (ragione sociale, numero SIRET, indirizzo dell'azienda, ecc.) e non costituisce, a tale titolo, dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati. Talune informazioni relative alle persone fisiche che agiscono per conto di tali strutture (cognome, nome, indirizzo email professionale, numero di telefono professionale) sono tuttavia trattate e sono oggetto della presente informativa.
2. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito UTOPYA.FR è:
UTOPYA SAS, società per azioni semplificata con capitale sociale di 100.000 €. Sede legale: 54/56 avenue Hoche, 75008 Parigi. Registro del Commercio e delle Imprese di Parigi 791 460 660. Rappresentata dal suo Presidente, il Sig. Aldric Meneghel.
3. Referente in materia di protezione dei dati
Per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei vostri dati personali o all'esercizio dei vostri diritti, potete contattare:
Dyaa Amer, UTOPYA — 54/56 avenue Hoche, 75008 Parigi. Email: [email protected]
4. Dati raccolti
Nell'ambito del vostro rapporto commerciale con UTOPYA, possiamo raccogliere le seguenti categorie di dati:
- Dati di identificazione del contatto professionale: cognome, nome, funzione
- Dati di contatto professionale: indirizzo email, numero di telefono, indirizzo postale
- Dati relativi alla vostra azienda: ragione sociale, forma giuridica, numero SIREN/SIRET, partita IVA intracomunitaria, indirizzo della sede legale, codice NAF/APE
- Dati di ordine e di fatturazione: storico degli ordini, fatture, modalità e coordinate di pagamento (i dati bancari completi non transitano sui nostri server e sono trattati direttamente dai nostri fornitori di servizi di pagamento)
- Dati di connessione: identificativo e password cifrata, indirizzo IP, date e orari di connessione
- Dati derivanti dai vostri scambi con i nostri team: contenuto dei ticket di assistenza, scambi email, richieste di preventivo
Questi dati sono raccolti direttamente presso di voi, ad eccezione dei dati relativi allo status giuridico della vostra azienda (esistenza, cancellazione, modifiche), che verifichiamo periodicamente presso la banca dati Sirene dell'INSEE.
5. Finalità e basi giuridiche
I vostri dati sono trattati per le seguenti finalità:
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Verifica del vostro status professionale e dell'esistenza giuridica della vostra azienda | Legittimo interesse |
| Creazione e gestione del vostro account cliente | Esecuzione del contratto |
| Trattamento dei vostri ordini, fatturazione, consegna | Esecuzione del contratto |
| Gestione del servizio post-vendita e delle garanzie | Esecuzione del contratto |
| Tenuta della contabilità e conservazione delle fatture | Obbligo legale (Codice di commercio, Codice generale delle imposte) |
| Invio di comunicazioni commerciali ai nostri clienti | Legittimo interesse |
| Invio di newsletter e comunicazioni commerciali a potenziali clienti | Consenso |
| Misurazione dell'audience e miglioramento del sito | Consenso |
| Prevenzione delle frodi e sicurezza del sito | Legittimo interesse |
| Gestione di eventuali contenziosi | Legittimo interesse |
6. Destinatari dei dati
I vostri dati sono accessibili alle persone autorizzate all'interno dei servizi interni di UTOPYA (servizio clienti, servizio commerciale, contabilità, direzione, team tecnico).
Possono inoltre essere comunicati a responsabili del trattamento che agiscono per conto di UTOPYA, nell'ambito rigoroso delle finalità sopra descritte:
- Hosting provider del sito e fornitori di servizi informatici
- Soluzione di emailing: Brevo
- Fornitori di servizi di pagamento: Stripe e PayPal
- Strumenti Google: Google Workspace, Google Analytics
- Soluzione di gestione del consenso ai cookie: Axeptio
- Studio contabile e revisori dei conti
- Trasportatori (per la consegna dei vostri ordini)
Ciascuno di questi responsabili del trattamento è contrattualmente tenuto a rispettare gli obblighi applicabili in materia di protezione dei dati e a trattare i dati solo su istruzione di UTOPYA.
7. Trasferimenti di dati al di fuori dell'Unione europea
Poiché alcuni dei nostri responsabili del trattamento sono stabiliti al di fuori dell'Unione europea, in particolare negli Stati Uniti, i vostri dati possono essere oggetto di un trasferimento al di fuori dello Spazio economico europeo. Tali trasferimenti sono disciplinati dalle garanzie appropriate previste dagli articoli 45 e 46 del GDPR:
- Google LLC (Google Workspace, Google Analytics): Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo della Commissione europea
- Stripe e PayPal: clausole contrattuali tipo e certificazione PCI-DSS
I nostri fornitori Brevo e Axeptio sono, dal canto loro, stabiliti nell'Unione europea e ospitano i vostri dati su server situati all'interno dello Spazio economico europeo.
Potete ottenere copia delle garanzie attuate contattando il nostro referente all'indirizzo indicato alla sezione 3.
8. Periodi di conservazione
UTOPYA applica una politica di conservazione conforme alle raccomandazioni della CNIL e agli obblighi legali in vigore.
8.1 Account cliente in archivio attivo
Il vostro account cliente è mantenuto in archivio attivo finché effettuate almeno un ordine in un periodo mobile di 24 mesi. Per valutare l'attività del vostro account viene presa in considerazione unicamente la data del vostro ultimo ordine pagato; la consultazione del sito o l'accesso alla vostra area cliente non costituiscono, di per sé, un'attività commerciale ai sensi del presente paragrafo.
8.2 Account cliente inattivo
Trascorsi 22 mesi senza ordini, ricevete una prima notifica via email che vi informa della prossima chiusura del vostro account. Un promemoria vi viene inviato a 23 mesi. In assenza di un nuovo ordine nei due mesi successivi alla prima notifica, il vostro account viene definitivamente chiuso a 24 mesi.
Tale chiusura è differita se è in corso un'operazione sul vostro account: un ordine in attesa di trattamento, un ticket di assistenza attivo, un preventivo in corso di validità, oppure una controversia o un insoluto in corso di trattamento.
8.3 Fatture e documenti contabili
Le fatture e i documenti contabili sono conservati per 10 anni a decorrere dalla chiusura dell'esercizio contabile, conformemente all'articolo L123-22 del Codice di commercio. Tale obbligo legale si applica anche dopo la chiusura del vostro account cliente. Durante tutto questo periodo, le vostre fatture storiche restano accessibili su semplice richiesta indirizzata al nostro referente.
8.4 Altri periodi
- Dati contrattuali e di ordine: 5 anni a decorrere dalla fine dell'esecuzione del contratto, conformemente all'articolo L110-4 del Codice di commercio
- Dati di prospezione commerciale: 3 anni a decorrere dal vostro ultimo contatto (un ordine, una richiesta di informazioni, una risposta a una sollecitazione — la semplice apertura di un'email non costituisce un contatto)
- Dati di connessione e registri tecnici: 12 mesi
- Cookie di misurazione dell'audience: 13 mesi al massimo
- Dati relativi a un contenzioso: la durata del procedimento, aumentata di 5 anni dopo la sua conclusione
Al termine dei periodi indicati, i dati sono definitivamente cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.
9. Verifica dello status giuridico della vostra azienda
UTOPYA effettua una verifica automatizzata settimanale dello status della vostra azienda tramite la banca dati Sirene dell'INSEE. Tale verifica consente di rilevare eventuali cancellazioni, modifiche o cessazioni di attività.
In caso di cancellazione rilevata, e dopo verifica manuale da parte di un membro del nostro team, venite notificati all'indirizzo email associato al vostro account. In assenza di una vostra risposta entro un termine di 30 giorni, o in caso di conferma della cessazione di attività, il vostro account viene definitivamente chiuso.
Conformemente alle nostre condizioni generali di vendita, siete tenuti a segnalare a UTOPYA, entro un termine di 48 ore, qualsiasi cambiamento che riguardi l'iscrizione o la situazione giuridica della vostra azienda (cambiamento di numero SIREN, di ragione sociale, di forma giuridica, di sede legale, di rappresentante legale, o cessazione di attività).
10. Decisioni automatizzate
Nessuna decisione che produca un effetto giuridico che vi riguardi o che vi incida in modo significativo è presa su base interamente automatizzata. Le operazioni di chiusura dell'account, sia che siano legate a un'inattività prolungata sia che siano legate a una cancellazione dal Registro del Commercio e delle Imprese, sono sistematicamente soggette a una previa convalida da parte di un operatore autorizzato di UTOPYA, conformemente all'articolo 22 del GDPR.
11. Carattere definitivo della chiusura dell'account
Per ragioni di conformità e di sicurezza, la chiusura di un account cliente è definitiva e irreversibile. Se in seguito riprendete un'attività commerciale con UTOPYA, dovrà essere creato un nuovo account cliente. Le vostre fatture storiche sono tuttavia conservate per il periodo legale di 10 anni e possono esservi trasmesse su semplice richiesta indirizzata al nostro referente.
12. I vostri diritti
Conformemente agli articoli da 15 a 22 del GDPR e alle disposizioni della legge francese «Informatica e Libertà», disponete in qualsiasi momento dei seguenti diritti:
- Diritto di accesso: ottenere la comunicazione dei dati che vi riguardano
- Diritto di rettifica: far correggere dati inesatti o incompleti
- Diritto alla cancellazione: richiedere la soppressione dei vostri dati, fatti salvi gli obblighi legali di conservazione che si impongono a UTOPYA
- Diritto alla limitazione del trattamento
- Diritto alla portabilità: ricevere i vostri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico
- Diritto di opposizione, in particolare al trattamento a fini di prospezione commerciale (un link di disiscrizione figura in ciascuno dei nostri invii)
- Diritto di revocare il vostro consenso in qualsiasi momento per i trattamenti che ne dipendono
- Diritto di definire direttive post mortem relative alla conservazione, alla cancellazione e alla comunicazione dei vostri dati dopo il vostro decesso
Per esercitare tali diritti, contattate il nostro referente all'indirizzo [email protected].
Ci impegniamo a rispondere alla vostra richiesta entro un termine di un mese, prorogabile di due mesi supplementari in caso di richiesta complessa o di pluralità di richieste. Per qualsiasi richiesta, può esservi richiesto un documento giustificativo d'identità al fine di autenticare la persona all'origine della richiesta.
Disponete inoltre del diritto di proporre reclamo presso l'Autorità francese per la protezione dei dati (CNIL):
CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr
13. Cookie
Il sito UTOPYA.FR utilizza due categorie di cookie:
- Cookie strettamente necessari al funzionamento del sito (gestione della sessione, del carrello, della sicurezza, delle preferenze linguistiche). Tali cookie sono esenti da consenso e non possono essere disattivati senza impedire il normale funzionamento del sito.
- Cookie di misurazione dell'audience e di prestazione (in particolare Google Analytics). Tali cookie sono depositati unicamente previo ottenimento del vostro consenso preliminare.
La gestione del vostro consenso è assicurata dal nostro fornitore Axeptio. In occasione della vostra prima visita, un banner vi consente di accettare o rifiutare ciascuna categoria di cookie non essenziali. Potete modificare in qualsiasi momento le vostre preferenze tramite il pulsante «Gestisci i miei cookie» accessibile a piè di pagina.
La durata di vita di tali cookie non supera i 13 mesi.
14. Sicurezza dei dati
UTOPYA attua tutte le misure tecniche e organizzative appropriate per garantire la sicurezza e la riservatezza dei vostri dati personali, in particolare per impedire che siano danneggiati, persi, sottratti o che terzi non autorizzati vi abbiano accesso.
In caso di incidente di sicurezza che incida sui vostri dati personali, UTOPYA si impegna a rispettare i propri obblighi di notifica, in particolare presso la CNIL entro il termine di 72 ore previsto dall'articolo 33 del GDPR, e presso le persone interessate qualora la situazione lo richieda.
15. Modifiche dell'informativa
La presente informativa può essere modificata in qualsiasi momento per tenere conto di evoluzioni legislative, regolamentari o delle pratiche di UTOPYA. La data dell'ultimo aggiornamento figura in cima al presente documento.
Qualsiasi modifica sostanziale vi sarà notificata via email o tramite un avviso affisso sul sito.